1. Identificación del responsable
Responsable: Club Deportivo Subacuático AQUACOAST (AQUACOAST).
Domicilio: Cartagena de Indias, Bolívar, Colombia.
Correo para habeas data: info@clubaquacoast.com.
Teléfono: +57 310 390 2717.
Lugar de entrenamiento informado: Complejo Acuático Jaime González Johnson, Villa Olímpica, Cartagena de Indias.
2. Marco y alcance
Esta política aplica a las bases de datos físicas o digitales de AQUACOAST y se interpreta conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado al Decreto 1074 de 2015, y las demás normas colombianas que las modifiquen o complementen. Cubre aspirantes, alumnos, menores, acudientes, familias, entrenadores, administradores, proveedores, visitantes y usuarios de la web y el portal.
3. Principios
El tratamiento observará legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad, confidencialidad, necesidad, proporcionalidad y responsabilidad demostrada.
4. Categorías de información
- Identificación y contacto: nombre, documento, nacimiento, correo, teléfono y contactos de emergencia.
- Vinculación: rol, programas, nivel, equipo, entrenador, fechas, estado de membresía, pausas y retiros.
- Operación deportiva: clases, horarios, cupos, confirmaciones, asistencia, objetivos y marcas registradas por el titular o personal autorizado.
- Datos sensibles: información básica de salud, grupo sanguíneo/RH, estatura, peso, fotografías y datos de menores.
- Administración: mensualidades, vencimientos, confirmaciones de pago, comunicaciones y registros de auditoría.
- Tecnología: identificadores de cuenta, dirección IP, dispositivo, eventos de seguridad, preferencias locales y analítica consentida.
5. Finalidades autorizadas
- Verificar identidad, crear cuentas, tramitar solicitudes y administrar roles y permisos.
- Formalizar la vinculación, organizar programas, grupos, equipos, clases, cupos y asistencia.
- Gestionar seguridad durante actividades y atender emergencias con los datos estrictamente necesarios.
- Elaborar y administrar el carnet digital, perfiles privados y documentación de afiliación.
- Gestionar mensualidades, fechas de pago, comprobantes, cartera y solicitudes de pausa o retiro.
- Enviar avisos operativos o contractuales por el portal y correo; usar WhatsApp solo cuando el titular lo autorice o inicie la conversación.
- Atender peticiones, consultas, reclamos, requerimientos de autoridades y obligaciones legales.
- Prevenir fraude, accesos indebidos e incidentes; mantener copias de respaldo y continuidad del servicio.
- Medir de forma agregada el uso de la web únicamente cuando el visitante autorice cookies analíticas.
La publicación promocional de fotografías, videos, voz o logros —en especial de menores— requiere una autorización de imagen separada, específica y revocable. El uso de imagen dentro del perfil privado o carnet no autoriza su publicación en redes sociales o publicidad.
6. Datos sensibles y de menores
El titular será informado de que no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles. AQUACOAST solicitará autorización explícita y separada para la información de salud. La negativa no impide crear una cuenta, aunque puede requerir acordar con el club una alternativa segura antes de participar en ciertas actividades.
El tratamiento de datos de menores debe responder a su interés superior, respetar sus derechos fundamentales y considerar su opinión según edad y madurez. La autorización corresponde a su representante legal, quien declara esa calidad y puede ejercer los derechos del menor. No se publicarán teléfonos, correos, documentos, salud u otros datos que puedan ponerlo en riesgo.
7. Autorización y prueba
La autorización podrá obtenerse por formularios físicos o electrónicos, mensajes de datos o conductas inequívocas que permitan conservar prueba. Antes de recolectar información se informarán el responsable, las finalidades, los derechos y el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores. El portal registra la fecha y la versión de los textos aceptados. El silencio nunca equivale a autorización.
8. Derechos de los titulares
- Conocer, actualizar, rectificar y acceder gratuitamente a sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización y conocer el uso dado a la información.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite interno.
- Revocar la autorización y solicitar supresión cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar.
- Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
9. Consultas y reclamos
El titular, causahabiente o representante acreditado puede escribir a info@clubaquacoast.com con el asunto “Protección de datos”, indicando nombre, documento, descripción de la solicitud, medio de respuesta y soportes.
- Consultas: se responderán en máximo diez (10) días hábiles. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: se resolverán en máximo quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recepción. Si no es posible, se informará el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.
- Si el reclamo está incompleto, se pedirá subsanar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá desistido.
- Si AQUACOAST no es competente, trasladará el reclamo a quien corresponda en máximo dos (2) días hábiles e informará al solicitante.
10. Encargados, transmisiones y autoridades
AQUACOAST puede encargar operaciones tecnológicas a Google/Firebase (identidad y base de datos), Vercel (alojamiento), ImageKit (imágenes), Resend (correo), Google Analytics con consentimiento y otros proveedores necesarios. Se limitarán a las instrucciones y finalidades autorizadas. Algunos pueden tratar datos en otros países; AQUACOAST aplicará las reglas de transferencia o transmisión internacional que correspondan. También podrá entregar información a autoridades cuando exista deber legal u orden válida.
11. Seguridad, incidentes y acceso
Se aplican controles por rol, autenticación, reglas de acceso, cifrado en tránsito, respaldos y registros operativos. Ningún sistema es infalible; ante un incidente se investigará, contendrá, documentará y notificará a titulares o autoridades cuando la ley lo exija. Los usuarios deben cuidar sus credenciales y avisar accesos sospechosos.
12. Retención, supresión y vigencia
Cada base de datos tendrá vigencia mientras subsista su finalidad y por los periodos exigidos por obligaciones legales, contractuales, contables o de defensa de derechos. Cumplido el plazo, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada de forma segura. Esta política rige desde el 31 de agosto de 2026. Los cambios sustanciales se comunicarán antes de aplicarse y las nuevas finalidades requerirán una nueva autorización.